Le 12 octobre dernier, nous avons convié nos clients francophones à une table ronde sur le sujet suivant : “Comment embarquer les différents contributeurs dans le projet de metadata management ?”. Cet évènement était l’opportunité pour la communauté des utilisateurs du Data Catalog Zeenea de partager les difficultés auxquelles ils ont pu faire face, mais surtout les approches mises en œuvre pour y répondre.
Retrouvez ici un résumé de cette première édition riche en partage d’expériences.
Principales difficultés relevées pour embarquer les contributeurs dans le projet de metadata management
Les représentants des entreprises présentes ont tout d’abord évoqué les difficultés rencontrées pour mobiliser les utilisateurs contributeurs, des profils techniques aux profils métiers, mais aussi pour instaurer des habitudes pour les utilisateurs consommateurs (faire du Data Catalog).
Les utilisateurs contributeurs réticents ne perçoivent pas systématiquement l’intérêt de centraliser la connaissance dans un outil, considérant que cette connaissance leur est déjà accessible (culture locale, si ce n’est individuelle). Ce problème a été particulièrement illustré avec l’exemple de développeurs estimant que la documentation était portée par le code et qu’une duplication de celle-ci ne présentait donc pas d’intérêt.
Pour autant, certains participants ont constaté que ce n’étaient pas tant les utilisateurs contributeurs techniques, dans leur cas, relativement acquis à la cause, qu’il fallait convaincre, mais les utilisateurs métiers, pour lesquels la valeur du Data Catalog était difficile à appréhender.
Solutions mises en place pour surpasser ces difficultés
Engager les collaborateurs
Pour plusieurs participants, les approches ou moyens utilisés pour engager les contributeurs reposent sur un projet de mise en place d’un Data Lake ou d’une migration technique d’une plateforme, qui permet l’instauration d’une étape dédiée au metadata management dans le processus de validation.
La documentation devient donc une activité nécessaire dans le projet. Le processus vient alors instaurer un automatisme, et voit dans certains cas le jour avant même la sélection et l’utilisation d’une solution de meta data management dédiée, dès le démarrage des projets concernés.
La communication au sein des équipes
La communication joue un rôle important chez certains participants. Elle est parfois particulièrement structurée avec par exemple la mise en place d’un “blueprint” pour partager les règles (règles de contribution et d’utilisation du data catalog), l’organisation de réunions projet hebdomadaires avec les représentants de chaque métier, l’identification de “représentants data”, une communication de type newsletter, etc. La communication sert ainsi un objectif de création de communauté de la data.
L’attractivité de la plateforme
Au même titre qu’un dictionnaire qui ne couvrirait pas l’ensemble des lettres de l’alphabet, un data catalog qui serait perçu comme inconsistant n’attirerait ni le contributeur ni l’utilisateur. Il est donc important de travailler sur le périmètre des informations afin d’établir des paliers assez rapidement atteignables et cohérents. En lien avec cette phase initiale considérée comme critique, la gamification a été évoquée et jugée comme un bon levier d’impulsion, mais pas une solution pérenne.
Explication de l’importance du Data Catalog
Il est important d’insister sur l’importance de la finalité de la mise en place d’un Data Catalog, ainsi que sur le message sous-jacent : la documentation des données ne doit pas être une option ou un bonus, mais bel et bien un principe fondamental au sein des entreprises. Cette règle d’hygiène doit être inculquée aux contributeurs, au même titre que le contrôle technique d’un véhicule.
Se concentrer sur une approche “offensive”
Afin de maximiser les chances de réussite du projet Data Catalog, il est crucial de ne pas se focaliser sur les cas d’utilisation dits “défensifs” ; autrement dit tous les cas d’utilisation consistant à documenter et représenter les impératifs légaux et/ou réglementaires, tels que la RGPD (ou la réglementation BCBS 239 dans le milieu bancaire).
En effet, s’ils sont importants, ces cas d’utilisation défensifs ne sont pour autant pas générateurs de valeur, et n’auront pas grand attrait pour des profils BI par exemple.
Il est donc important de comprendre les besoins des utilisateurs cibles afin d’intégrer rapidement dans le projet Data Catalog des cas d’utilisation dits “Offensifs”.
C’est, par exemple, le cas d’un participant appartenant au domaine de la grande distribution, qui a ouvert Zeenea aux utilisateurs du département Marketing. Ces derniers peuvent désormais retrouver les informations dont ils ont besoin facilement et efficacement pour accomplir leurs tâches, et ce, sans devoir solliciter les détenteurs de la donnée.
Une vision data d’entreprise
Enfin, la mise en place d’une démarche au sens large de data gouvernance oblige à une réflexion profonde au sein de l’entreprise. Cela va de l’identification (puis de la communication) de l’importance jouée par la donnée dans la stratégie d’entreprise, à la redéfinition de modèles opérationnels pour mettre en œuvre l’ensemble de la stratégie data. Pour illustrer ceci, l’exemple d’un acteur bancaire français a été cité, lequel a mis en place des “objectifs data” pour tous les salariés avec une définition des responsabilités attendues par les collaborateurs. Ce type de démarche oblige à un changement d’état d’esprit, pour passer de la vision individualiste à une vision collective de la donnée.
Suite au succès de cette première édition, nous allons organiser d’autres rencontres Zeenea Exchange autour de nouvelles thématiques, et avec nos partenaires internationaux. Nous vous en partagerons les principales conclusions et bonnes pratiques pour la réussite d’un projet de data management !
