Comment démarrer une gestion des métadonnées ?

La gestion des métadonnées est une discipline naissante et nécessaire pour les entreprises souhaitant renforcer des démarches d’innovation ou de conformité réglementaire sur leur patrimoine de données.

Nombre d’entre elles essaient d’acquérir des convictions sur le sujet et de se doter de solutions permettant de relever ce nouveau pari. En conséquence, les métadonnées se voient de plus en plus administrées, en parallèle des données, de manière cloisonnée et silotée, ne permettant pas d’actionner tout le potentiel de cette discipline à l’échelle de l’entreprise.

1. Quelles sont les conditions de succès pour démarrer un metadata management ?
2. Comment gérer ses métadonnées ?
3. Comment démarrer une gestion des métadonnées ?

Pour valoriser cette “nouvelle” discipline dans votre organisation, vous devez démontrer sa capacité à produire de la valeur dès son démarrage ! Chez Zeenea, nous proposons un accompagnement fort supporté par un data catalog afin de produire de la valeur dans un temps très court, de l’ordre de quelques semaines dans la plupart des cas.

Dans cet article, nous vous livrons une démarche facilitée par une solution comme Zeenea : connectée, agile et agnostique quant aux technologies utilisées dans les entreprises.

Centraliser vos efforts

Contrôlez que les efforts effectués en termes de métadonnées ne soient pas isolés mais bien centralisés et unifiés.

De cette manière vous éviterez de reproduire des silos d’informations de la même manière que les données ont été silotées par le passé.

Définir un jalon

Pour chaque jalon, vous serez amenés à identifier plusieurs éléments : 

• Quels sont les problèmes : L’augmentation et le partage du savoir doit permettre de résoudre un problème. Il peut être de natures diverses : conformité pour un audit programmé, centralisation et l’uniformisation d’une information particulière pour satisfaire un groupe de collaborateurs en difficulté par exemple.

• Quels sont mes données : Il est important de concentrer les efforts sur les données en lien direct avec le problème identifié. Vouloir traiter un ensemble trop large va accroître le délai de réalisation et in fine le moment où l’atteinte de l’objectif, et donc la production de valeur, pourra être mesurée.

• Qui sont mes utilisateurs de la donnée : Sur la première itération, peut être plus longue que toute autre, les utilisateurs mobilisés seront structurants. Ils doivent pouvoir dégager suffisamment de temps pour s’investir dans la réalisation de l’objectif, mais ils doivent aussi avoir intégré la motivation à mettre en place une gestion des métadonnées. Ces utilisateurs seront vos premiers ambassadeurs par la suite. 

• Quel est la temporalité : Cette itération doit être réalisée dans un délai raisonnablement court. À l’échelle de l’entreprise, nous recommandons un délai compris entre 4 semaines à 3 mois maximum, en fonction de la bande passante des personnes en charge du sujet. Cette durée doit aussi aider à qualifier si un problème est adapté ou bien doit être subdivisé, ou tout simplement écarté.

Il arrive, avant même que le premier jalon soit identifié, qu’un exercice préalable d’introspection sur la maturité de l’entreprise en matière de gouvernance des données soit réalisé.

Nous proposons ceci au travers d’ateliers au cours desquels l’entreprise, aidée par notre matrice de maturité, pourra définir son positionnement. Ce type d’exercice présente un intérêt assez notable lorsqu’il est régulièrement (par exemple chaque année) réalisé. Il permet d’apprécier de façon globale les bénéfices du déploiement de votre programme de gouvernance.

Lancer le premier jalon

Assez classiquement, la proposition de séquencement concernant la phase d’onboarding soutenue par notre outil de metadata management suit cette chronologie :

Notre volonté est d’ancrer le démarrage dans un réflexe de production de valeur. Chaque itération doit apporter à l’entreprise des bénéfices tangibles à votre problématique. Cette première itération comporte des éléments qui n’apparaîtront plus, ou à minima beaucoup moins, dans les suivantes, en particulier les aspects techniques liés à la mise en place de la solution.

Nous proposons par défaut des itérations de 6 semaines. Cette durée, assez arbitraire, correspond relativement bien au temps généralement nécessaire pour produire une valeur significative tout en ne perturbant pas trop l’activité des personnes impliquées. Il faut en effet garder à l’esprit que rares sont les cas où les collaborateurs mobilisés disposent d’un temps complet pour traiter du sujet.