Metadaten-Management ist ein wichtiger Bestandteil eines jeden umfassenderen Datenmanagement-Projekts und erfordert mehr als die bloße Implementierung einer Datenkatalog-Software, egal wie vernetzt diese auch sein mag.
Zwar wird ein solches Tool das Metadaten-Management immer unterstützen, es kann jedoch nicht allein dessen Erfolg garantieren.
Diese Artikelserie ist inspiriert von Erfahrungen aus den unterschiedlichsten Branchen, Unternehmensgrößen und -kulturen und zeigt die wichtigsten Fallstricke und Missverständnisse auf, die Sie bei der Einführung eines unternehmensweiten Datenkatalogs unbedingt vermeiden sollten.
Die beschriebenen Fallstricke drehen sich um vier Themen, die für den Erfolg des Vorhabens von zentraler Bedeutung sind:
- Datenkultur
- Sponsorship
- Projektsteuerung
- Datenkatalog-Integration
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Wie jedes Projekt muss auch die Einführung einer Metadaten-Management-Initiative gesteuert werden, um sicherzustellen, dass die Ziele in möglichst kurzer Zeit und zu geringen Kosten erreicht werden. Die Steuerung darf jedoch nicht selbst in die Irre führen, was wir im Folgenden illustrieren.
Die Quantität der Metadaten darf nie über der Qualität stehen
Der Geist verabscheut, wie die Natur, die Leere. Der Datenkatalog hat die Aufgabe, die mit den Unternehmensdaten verbundenen Vermögenswerte zu dokumentieren. Beim Start des Projekts führt das Fehlen von Elementen fast systematisch zu dem Reflex, den Katalog mit möglichst vielen Objekten zu füllen.
Ein guter Datenkatalog zeichnet sich jedoch nicht durch die Menge der vorhandenen Objekte aus, sondern durch die Qualität seines Inhalts und die Kohärenz der Informationen. Diese beiden Merkmale werden also eine Steuerung erfordern, um die Prioritäten zu ermitteln, zunächst in Bezug auf den Umfang und dann in Bezug auf die bereitzustellenden Informationen.
Was also auf den ersten Blick als frustrierend – weil einschränkend – erscheinen mag, wird sich sehr schnell als relevant, ja sogar als entscheidend für den Erfolg des Projekts erweisen. Die Nutzer werden den Datenkatalog zu Recht als eine “Source of Truth” betrachten, ähnlich wie ein Wörterbuch. Es ist immer besser, ausgewählten und qualitativ hochwertigen Inhalt anzubieten – vielleicht zuerst für eine bestimmte Zielgruppe -, der eine gute Erfahrung bietet, die dazu einlädt, für zukünftige Recherchen spontan auf das Tool zurückzugreifen.
Ein Datenkatalog füllt sich nicht von selbst, auch nicht, wenn er für die Nutzer geöffnet ist
Der Datenkatalog steht vielen Nutzern offen, von denen einige über Wissen über vorhandene Datenbestände verfügen. Es ist jedoch selten bis nie der Fall, dass sich spontan positive Kreise bilden, die zu einer natürlichen Aktualisierung des Inhalts des Datenkatalogs führen.
Die Realität sieht anders aus: Eine Begleitung zum Start, aber auch darüber hinaus, ist unerlässlich.
Die Qualität der Informationen, aber auch die Quantität müssen überwacht werden. Ebenso ist es wichtig, die involvierten Teams fortlaufend zu sensibilisieren und weiterzubilden. Dies kann auch durch die Einführung von formalen Prozessen unterstützt werden, die eine Kontrolle ermöglichen und zur Korrektur oder Erweiterung des Katalogs anregen.
Es ist unmöglich, alle Ziele des Datenkatalogs gleich zu Beginn des Projekts festzulegen, ohne sie jemals anzupassen
Der Datenkatalog muss die Erwartungen einer Vielzahl von Nutzern mit unterschiedlichen Bedürfnissen erfüllen.
Es ist daher utopisch zu glauben, dass man zu Beginn des Projekts eine vollständige Liste der Erwartungen kennt, bzw. diese Liste nach Start des Programms als endgültig fixiert anzusehen. Es ist daher die Aufgabe eines Data Offices, kontinuierlich Bedürfnisse zu sammeln und zu analysieren, sie zu verstehen und zu priorisieren, um sie in geeignete Inhalte umzusetzen.
In der Regel entwickeln sich die Bedürfnisse entlang verschiedener Parameter, die zu Beginn noch lange nicht feststehen. Beispiele hierfür sind der Reifegrad des Unternehmens und seiner Mitarbeiter in Bezug auf das Datenmanagement, der sich im Laufe der Zeit ändern wird, die Entwicklung der datenbezogenen Nutzungsmöglichkeiten oder auch die Entwicklung der rechtlichen Rahmenbedingungen.
All diese Parameter haben Einfluss auf den Inhalt, den der Datenkatalog abdecken muss, sowohl auf den Umfang als auch auf die Art der Informationen, die über die Daten bereitgestellt werden.
Die 10 Fallstricke bei der Implementierung eines Datenkatalogs
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